Administrowanie nieruchomością prywatną
Typowy zakres naszych obowiązków jest następujący:
W zakresie obsługi technicznej:
- Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy prawa budowlanego.
- Zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego.
- Zorganizowanie i nadzór w porozumieniu z Właścicielem wykonywania bieżących konserwacji, napraw i usuwania awarii na terenie nieruchomości, zapewniających najemcom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzewania lokalu, wody, gazu, oraz z innych urządzeń należących do nieruchomości.
- Proponowanie i przygotowanie planów remontów koniecznych do wykonania w nieruchomości. Przygotowywanie i przeprowadzenie procedury wyłaniania wykonawcy remontów i robót, przygotowanie odpowiednich umów.
- Bieżący nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości wspólnych pomieszczeń i urządzeń w budynku.
W zakresie obsługi formalno – prawnej:
- Ustalenie aktualnego stanu prawnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu najemców lokali.
- Opiniowanie i przygotowywanie do zawarcia, aneksowania lub rozwiązania przez Właściciela umów o dostawę mediów, tj. energii elektrycznej, wody i odprowadzenia ścieków do kanalizacji, o utrzymanie czystości oraz nadzór nad ich wykonywaniem.
- Przygotowanie do zawarcia lub rozwiązania przez Właściciela umów ubezpieczenia nieruchomości. Nadzór nad prawidłowym wykonaniem ww. umów.
- Proponowanie i przygotowywanie do zawarcia lub rozwiązania przez Właściciela umów wynajmu lokali, instalacji reklam i innych urządzeń mających na celu pozyskiwanie przychodów na rzecz Właściciela.
- Kalkulowanie wysokości opłat najemców z tytułu dostawy mediów do mieszkań i przedstawianie ich propozycji Właścicielowi do akceptacji. Kalkulacja taka winna być sporządzana co najmniej raz w roku, a ponadto po każdej zwyżce cen dostarczanych mediów.
- Windykacja opłat należnych od najemców (poprzez wezwania do zapłaty i ewentualne przygotowywanie pozwów do sądu).
W zakresie obsługi Najemców:
- Dostarczanie najemcom informacji o opłatach.
- Wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń dotyczących dodatków mieszkaniowych lub pomocy społecznej.
- Podanie do wiadomości wszystkich najemców aktualnego miejsca i czasu pełnienia dyżurów, godzin urzędowania oraz telefonów kontaktowych w godzinach pracy oraz numeru całodobowego telefonu alarmowego Administratora.
- Regularne wizyty administratora na terenie nieruchomości.
W zakresie finansowo – księgowym:
- Prowadzenie księgowości uproszczonej.
- Informowanie Właściciela o konieczności spotkania lub o fakturach i przelewach bankowych do podpisu, umożliwiających spełnienie zobowiązań Właściciela w stosunku do osób trzecich w terminie.
- Obsługa płatności z tytułu otrzymanych faktur i rachunków od kontrahentów poprzez: sprawdzenie faktury pod kątem merytorycznym, formalnoprawnym i rachunkowym oraz wprowadzenie faktur do systemu bankowego przed upływem terminu płatności w celu umożliwienia Właścicielowi dokonania płatności za pośrednictwem platformy internetowej, bądź dokonanie płatności za pośrednictwem platformy internetowej banku przed upływem terminu płatności, po uprzednim zaakceptowaniu przez Właściciela faktur, na podstawie których ma nastąpić zapłata.
- Obsługa płatności publiczno – prawnych dotyczących nieruchomości z wyłączeniem opłat pokrywanych bezpośrednio przez Właściciela poprzez: wprowadzenie opłaty do systemu bankowego przed upływem terminu płatności w celu umożliwienia Właścicielowi dokonania płatności za pośrednictwem platformy internetowej, bądź dokonanie płatności za pośrednictwem platformy internetowej banku przed upływem terminu płatności po uprzednim zaakceptowaniu przez Właściciela.
- Nadzorowanie bieżącej gospodarki środkami zgromadzonymi na rachunku bankowym Właściciela poprzez obserwację wpływów na rachunek bankowy oraz rejestrowanie i planowanie wydatków.
- Analizowanie możliwości wystąpienia zagrożeń płynności finansowej Właściciela.
- Informowanie Właściciela o możliwości wystąpienia zagrożenia płynności finansowej.
Wykonywanie innych czynności mających na celu prawidłowe administrowanie nieruchomością.