Administrowanie nieruchomością prywatną
Typowy zakres naszych obowiązków jest następujący:
W zakresie obsługi technicznej:
- Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy prawa budowlanego.
- Zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego.
- Zorganizowanie i nadzór w porozumieniu z Właścicielem wykonywania bieżących konserwacji, napraw i usuwania awarii na terenie nieruchomości, zapewniających najemcom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzewania lokalu, wody, gazu, oraz z innych urządzeń należących do nieruchomości.
- Proponowanie i przygotowanie planów remontów koniecznych do wykonania w nieruchomości. Przygotowywanie i przeprowadzenie procedury wyłaniania wykonawcy remontów i robót, przygotowanie odpowiednich umów, oraz nadzór merytoryczny i formalno-prawny nad wykonywaniem prac (np. zorganizowanie wprowadzenia na budowę, udział w odbiorze).
- Bieżący nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości wspólnych pomieszczeń i urządzeń w budynku.
W zakresie obsługi formalno – prawnej:
- Ustalenie aktualnego stanu prawnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu najemców lokali.
- Opiniowanie i przygotowywanie do zawarcia, aneksowania lub rozwiązania przez Właściciela umów o dostawę mediów, tj. energii elektrycznej, wody i odprowadzenia ścieków do kanalizacji, wywóz nieczystości stałych, o utrzymanie czystości oraz nadzór nad ich wykonywaniem.
- Przygotowanie do zawarcia lub rozwiązania przez Właściciela umów ubezpieczenia nieruchomości. Nadzór nad prawidłowym wykonaniem ww. umów
- Proponowanie i przygotowywanie do zawarcia lub rozwiązania przez Właściciela umów wynajmu lokali, instalacji reklam i innych urządzeń mających na celu pozyskiwanie przychodów na rzecz Właściciela.
- Kalkulowanie wysokości opłat najemców z tytułu dostawy mediów do mieszkań i przedstawianie ich propozycji Właścicielowi do akceptacji. Kalkulacja taka winna być sporządzana co najmniej raz w roku, a ponadto po każdej zwyżce cen dostarczanych mediów.
- Windykacja opłat należnych od najemców (poprzez wezwania do zapłaty i ewentualne przygotowywanie pozwów do sądu) najpóźniej po dwóch miesiącach od zaistnienia zadłużenia.
W zakresie obsługi Najemców:
- Dostarczanie najemcom informacji o opłatach.
- Wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń dotyczących dodatków mieszkaniowych lub pomocy społecznej.
- Potwierdzanie uprawnień w sprawach meldunkowych, w zakresie określonym w Ustawie o ewidencji ludności.
- Podanie do wiadomości wszystkich najemców aktualnego miejsca i czasu pełnienia dyżurów, godzin urzędowania oraz telefonów kontaktowych w godzinach pracy oraz numeru całodobowego telefonu alarmowego Administratora.
- Regularne wizyty administratora na terenie nieruchomości (co najmniej raz w tygodniu).
W zakresie finansowo – księgowym:
- Prowadzenie księgowości uproszczonej oraz dostarczanie Właścicielowi comiesięcznych sprawozdań do 15-tego następnego miesiąca).
- Informowanie Właściciela o konieczności spotkania lub o fakturach i przelewach bankowych do podpisu, umożliwiających spełnienie zobowiązań Właściciela w stosunku do osób trzecich w terminie.
- Obsługa płatności z tytułu otrzymanych faktur i rachunków od kontrahentów poprzez sprawdzenie faktury pod kątem merytorycznym, formalnoprawnym i rachunkowym, przygotowanie przelewu, dostarczenie przelewu wraz z kopią faktury do podpisu Właścicielowi oraz złożenie przelewu w banku przed upływem terminu płatności.
- Obsługa płatności publiczno – prawnych dotyczących nieruchomości poprzez przygotowanie przelewu, dostarczenie przelewu wraz z kopią faktury do podpisu Właścicielowi oraz złożenie przelewu w banku przed upływem terminu płatności.
- Nadzorowanie bieżącej gospodarki środkami zgromadzonymi na rachunku bankowym Właściciela poprzez obserwację wpływów na rachunek bankowy oraz rejestrowanie i planowanie wydatków.
- Analizowanie możliwości wystąpienia zagrożeń płynności finansowej Właściciela.
- Informowanie Właściciela o możliwości wystąpienia zagrożenia płynności finansowej.
Wykonywanie innych czynności mających na celu prawidłowe administrowanie nieruchomością.