Administrowanie wspólnotą
W skład oferty administrowania nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych wchodzi szeroko pojęta współpraca z Zarządem Wspólnoty oraz wykonywanie wszelkich prac związanych z prawidłowym funkcjonowaniem budynku Wspólnoty.
Zazwyczaj zakres obowiązków naszej firmy jest następujący:
W zakresie obsługi technicznej:
- Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej wymaganej przez przepisy prawa budowlanego.
- Zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego.
- Zorganizowanie i nadzór w porozumieniu z Zarządem wykonywania bieżących konserwacji, napraw i usuwania awarii na terenie nieruchomości wspólnej, zapewniających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzania lokalu, wody, gazu, oraz z innych urządzeń należących do nieruchomości wspólnej.
- Proponowanie i przygotowanie planów remontów koniecznych do wykonania w nieruchomości. Przygotowywanie procedury wyłaniania wykonawcy remontów i robót oraz przygotowanie odpowiednich umów.
- Bieżący nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości wspólnych pomieszczeń i urządzeń w budynku.
W zakresie obsługi formalno – prawnej:
- Ustalenie aktualnego stanu prawnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali wykupionych oraz właścicieli tych lokali.
- Prowadzenie archiwum dokumentów dotyczących Wspólnoty Mieszkaniowej z zachowaniem zasad prawa w przetwarzaniu i udostępnianiu danych osobowych związanych z zarządzaniem nieruchomością.
- Opiniowanie i przygotowywanie do zawarcia, aneksowania lub rozwiązania przez Zarząd Wspólnoty umów o dostawę mediów tj. energii elektrycznej, wody i odprowadzenia ścieków do kanalizacji, o utrzymanie czystości, oraz nadzór nad ich wykonywaniem.
- Przygotowanie do zawarcia lub rozwiązania przez Zarząd Wspólnoty umów ubezpieczenia nieruchomości.
- Proponowanie i przygotowywanie do zawarcia lub rozwiązania przez Zarząd Wspólnoty umów wynajmu pomieszczeń wspólnych, instalacji reklam i innych urządzeń mających na celu pozyskiwanie przychodów na rzecz Wspólnoty, oraz pobieranie i windykacja należności z tego tytułu.
W zakresie obsługi Wspólnoty:
- Przygotowywanie i obsługa zebrań Wspólnoty (m. in. przygotowywanie dokumentów) oraz informowanie wszystkich członków Wspólnoty o ich terminach i tematach.
- Opracowywanie uchwał Wspólnoty oraz opiniowanie projektów uchwał przygotowywanych przez Zarząd Wspólnoty bądź zgłaszanych przez właścicieli lokali.
- Organizowanie zebrań sprawozdawczych ogółu właścicieli i przygotowywanie na te zebrania materiałów i danych do sprawozdań z działalności Zarządu wraz z rozliczeniem finansowym (oddzielnie dla każdego właściciela).
- Proponowanie i przygotowywanie w porozumieniu z Zarządem Wspólnoty rocznych planów gospodarczych i przedstawianie ich właścicielom w formie projektów uchwał.
- Kalkulowanie wysokości opłat Właścicieli z tytułu dostawy mediów do mieszkań i przedstawianie ich propozycji Zarządowi do akceptacji. Kalkulacja taka winna być sporządzana co najmniej raz w roku, a ponadto po każdej zwyżce cen dostarczanych mediów.
- Windykacja opłat należnych od właścicieli lokali (poprzez wezwania do zapłaty i ewentualne przygotowywanie pozwów do sądu) najpóźniej po dwóch miesiącach od zaistnienia zadłużenia.
W zakresie obsługi Członków Wspólnoty:
- Dostarczanie właścicielom informacji o opłatach, dostarczanie im druków polecenia przelewów/wpłat gotówkowych na rachunki bankowe Wspólnoty.
- Wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali dotyczących dodatków mieszkaniowych lub pomocy społecznej.
- Udzielanie informacji każdemu właścicielowi, na jego życzenie, w sprawach dotyczących finansów i administrowania nieruchomością wspólną.
- Regularne wizyty administratora na terenie nieruchomości wspólnej.
W zakresie finansowo – księgowym:
- Prowadzenie księgowości uproszczonej zgodnie z przepisami i odpowiednią uchwałą Wspólnoty Mieszkaniowej.
- Sporządzanie wymaganych prawem deklaracji podatkowych Wspólnoty.
- Sporządzanie wymaganych prawem deklaracji podatkowych członków Zarządu oraz osób zatrudnianych przez Wspólnotę – w zakresie stosunków formalnych łączących te osoby ze Wspólnotą.
- Reprezentacja przed organami podatkowymi.
- Informowanie wszystkich członków Zarządu o konieczności spotkania lub o fakturach i przelewach bankowych do podpisu.
- Obsługa płatności z tytułu otrzymanych faktur i rachunków od kontrahentów poprzez: sprawdzenie faktury pod kątem merytorycznym, formalnoprawnym i rachunkowym oraz wprowadzenie faktur do systemu bankowego przed upływem terminu płatności w celu umożliwienia Zarządowi dokonania płatności za pośrednictwem platformy internetowej, bądź dokonanie płatności za pośrednictwem platformy internetowej banku przed upływem terminu płatności, po uprzednim zaakceptowaniu przez Zarząd faktur, na podstawie których ma nastąpić zapłata.
- Obsługa płatności publiczno – prawnych dotyczących nieruchomości wspólnej z wyłączeniem opłat pokrywanych bezpośrednio przez właścicieli poprzez: wprowadzenie opłaty do systemu bankowego przed upływem terminu płatności w celu umożliwienia Zarządowi dokonania płatności za pośrednictwem platformy internetowej, bądź dokonanie płatności za pośrednictwem platformy internetowej banku przed upływem terminu płatności po uprzednim zaakceptowaniu przez Zarząd.
- Nadzorowanie bieżącej gospodarki środkami zgromadzonymi na rachunkach bankowych Wspólnoty poprzez obserwację wpływów na rachunek bankowy Wspólnoty oraz rejestrowanie i planowanie wydatków
- Analizowanie możliwości wystąpienia zagrożeń płynności finansowej Wspólnoty
- Informowanie Zarządu o możliwości wystąpienia zagrożenia płynności finansowej.